NetOrchestra^® MA für Exchange – die E-Mail Archivierung für Exchange Server

Vorteile der NetOrchestra E-Mail Archivierung für Exchange

Neben der transparenten Übersicht über Ihre E-Mails, der schnellen Zugriffsmöglichkeit und der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen nach GDPdU/GoBD, bietet die NetOrchestra^® MA für Exchange weitere spezielle Vorteile für Ihr E-Mail Management mit Exchange Servern.

Sicherheit der NetOrchestra E-Mail Archivierung

Die Archivierung über das zentrale Journalpostfach wurde durch SSL-verschlüsselten Zugriff über die EWS-Schnittstelle noch sicherer gemacht. Auch die E-Mail-Archivierung der Benutzerpostfächer, sowie das Löschen von Exchange-Mails nach konfigurierbaren Kriterien erfolgt ausschließlich über die neue EWS Schnittstelle und erfordert keinerlei Installation am Server. 

Zugleich legen wir auch größten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und verifizieren jede archivierte E-Mail rechts- und datensicher, bevor irgendwelche Daten von Ihrem Server gelöscht werden.

Exchange Server Entlastung

Speicherentlastung des Mailservers und Verkürzung von Backupzeiten durch Auslagerung großer Datenmengen ins E-Mail Archiv nach Ihren individuellen Vorgaben. Sie legen fest, welche Mails ab welchem Zeitpunkt vom Exchange Server gelöscht werden.
Mit der Stubbing-Funktion bietet die NetOrchestra^® MA für Exchange eine zusätzliche Entlastung des Postfachspeichers durch Auslagerung großer Datenmengen ins E-Mail Archiv. Das „Stubbing“ bzw. „Verkleinern“ erfolgt zeitgesteuert. Sie als Administrator legen fest, ab welchem Alter und welcher Mindestgröße eine E-Mail im Exchange Server verkleinert und durch einen „Stub“ ersetzt wird. Da wir nur Attachments entfernen, die üblicherweise bis zu 80% des belegten Speichers ausmachen, ist neben der integrierten NetOrchestra^® MA-Suche auch die bisherige Outlook-Suche nach gestubbten E-Mails nach wie vor möglich.

Transparenter Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails

Alle archivierten E-Mails (GDPdU/GoBD) können jederzeit über die in Outlook integrierbare NetOrchestra^® MA Suchoberfläche eingesehen, ausgedruckt, weitergeleitet und auch aus dem Archiv ins Exchange-Benutzerpostfach wiederhergestellt werden.

Der Zugriff auf die gestubbten Mails ist weiterhin in gewohnter Weise über Outlook möglich, bei Bedarf erfolgt in Sekundenschnelle eine vollautomatische Wiederherstellung. 

Als weitere Möglichkeit neben der Outlook-Integration bietet die optionale Integration in Outlook Web Access zu jeder Zeit, an jedem Ort dem Anwender einen webbasierten und vollumfänglichen Zugriff auf alle seine aktuellen und archivierten E-Mails.

E-Mail Stubbing mit der NetOrchestra^® MA für Exchange

Mit dem E-Mail Stubbing der NetOrchestra MA für Exchange schaffen Sie noch mehr Platz auf ihrem Exchange Server und in den vorhandenen Postfächern.

Sie können sich einen „Stub“ als eine von unnötigem Ballast befreite E-Mail vorstellen, welche mit der vollständigen Original-Mail im Archiv verknüpft ist. Öffnet ein Benutzer eine so verkleinerte Mail, wird die originale E-Mail sofort vom Archivierungsort geladen und im Outlook wiederhergestellt.

Der Zweck des Stubbings besteht darin, dass der Benutzer jederzeit über sein Outlook auf alle seine originalen E-Mails zugreifen kann und der Exchange Server dazu nicht mehr ständig die komplette Speichermenge vorhalten muss. 
Eine „stubbed“ Mail ist vom Speicherumfang wesentlich kleiner als das Original und die E-Mail wird nur bei Bedarf vollständig im Exchange Server wiederhergestellt. 

Das Stubbing bzw. Verkleinern erfolgt zeitgesteuert. Sie als Administrator legen fest, ab welchem Alter eine Mail im Exchange Server verkleinert und durch einen „Stub“ ersetzt wird. So können neue E-Mails noch für einen bestimmten Zeitraum vollständig im Exchange vorgehalten werden, je nach verfügbarem Speichervolumen. Da beim Stubbing nur sämtliche Attachments entfernt werden, die üblicherweise bis zu 80% des Speicherbedarfs ausmachen, ist neben der in Outlook integrierten NetOrchestra MA-Mailsuche auch die bisherige Outlook-Suche nach gestubbten E-Mails nach wie vor möglich. Eine so abgespeckte Mail sieht für den Anwender wie gewohnt aus: Betreff, Datum, Mailadressen und Body bleiben in den Outlook-Ordnern erhalten. Die Größe wird jedoch auf wenige KB verkleinert.

Die Vorteile der NetOrchestra MA Stubbing-Lösung

Einschränkungen im Exchange Server wie zu lange Backup-Laufzeiten oder eine zu geringe Mail-Anzahl der Benutzer aufgrund von Postfachspeicherbegrenzungen werden beseitigt. In der Ordnerstruktur bleiben vorhandene Mails weiterhin sichtbar, sie beanspruchen lediglich wesentlich weniger Speicherplatz.

Gönnen Sie ihrem Exchange Server eine Diät – mit dem NetOrchestra E-Mail Archiv für Exchange!