TWINFAX Signatur

Signaturkomponente zur serverbasierten Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen für Mail- und Faxversand.


Elektronisch übermittelte Dokumente sind ohne Signatur rechtlich nicht anerkannt und können z. B. bei einer Vorsteuerprüfung zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen. Deshalb werden viele Dokumente und Rechnungen heute noch per gewöhnlicher Briefpost versandt.

Hier setzt die Lösung an: Wenn beispielsweise täglich 100 Dokumente nicht als Brief, sondern elektronisch als Mail oder Fax versandt werden, ergibt dies allein schon eine Portoersparnis von jährlich ca. 13.200 Euro. Wird noch die Zeit für das Ausdrucken, Kuvertieren und sonstige Arbeitsschritte von ca. 2 Min. je Sendung berücksichtigt, summiert sich die Arbeitszeit auf ungefähr 400 Stunden pro Jahr. Gerade in der heutigen Zeit, wo mit immer weniger Mitarbeitern ein immer größer werdendes Arbeitsvolumen bewältigt werden muss, bringt die elektronische Signatur eine spürbare Entlastung der Verwaltung.

Seit 2004 gibt es in Deutschland einheitliche Bestimmungen für Dokumente, welche als Mail oder Computerfax elektronisch versandt werden. Siehe hierzu auch das Datenblatt des BSI bzw. das Datenblatt der Firma secrypt.

Mit der Firma secrypt GmbH fand die com2 GmbH einen Partner, welcher eine entsprechende Lösung zum Erstellen von elektronischen Signaturen für Mail- und Faxdokumente anbietet. Die vorgeschriebene qualifizierte Signatur wird dabei direkt auf einer Signaturchipkarte erzeugt, die von der Zertifizierungsstelle D-TRUST, einer 100 prozentigen Tochter der Bundesdruckerei, speziell für die Erstellung von Massensignaturen angeboten wird. Diese Signatur-Chipkarte wird am TWINFAX Signatur-Server angeschlossen. Auf Wunsch können auch mehrere Signaturkarten (und damit mehrere Zertifikate) verwaltet werden.

Auf Mail- bzw. Faxdokumente wird ein Matrixcode (2-D-Barcode) aufgebracht. In diesem ist das Originaldokument und die elektronische Signatur enthalten.

Zur Überprüfung empfangener Dokumente mit Matrixcode ist lediglich ein Scanner nötig. Ausgedruckte Dokumente (Mail oder Fax) können mit Hilfe eines frei verfügbaren Signaturlesers jederzeit ohne zusätzliche Informationen des Versenders überprüft werden. So kann auch nach Jahren für jedes signierte Dokument der rechtlich verbindliche Nachweis der Authentizität erbracht werden. Stempel oder Bemerkungen im Dokument haben keinen Einfluss auf das Dokument. Der Matrixcode ist so aufgebaut, dass kleine Übermittlungsfehler beim Fax ausgeglichen werden und zu keiner Störung bei der Überprüfung führen.

Falls Sie die Arbeitsweise dieses Signaturlesers testen wollen, können Sie einige Testdokumente herunterladen.


Beim Erstellen einer Mail kann auch die Acrobat-PDF-eigene Signatur (Adobe PDF Reference Version 1.6/PKCS#7) ohne Matrixcode auf dem Dokument zum Einsatz kommen. Firmeninterne Lösungen wie z. B. Vier-Augen-Prinzip sind auf einfache und rationelle Weise für Mail und Fax realisierbar:Eine Abteilung erstellt die Dokumente, eine Instanz prüft und signiert.

Unsere Lösung zeichnet sich besonders durch den visuellen Komfort aus. Über eine graphische Oberfläche wird definiert, welche Bereiche beim Fax signiert werden sollen. In TWINFAX Signatur kann anhand der Betreffzeile eingestellt werden, welche Dokumente (z. B. nur Rechungen) mit welcher Signatur (Benutzer/Zertifikat) auf welchem Weg (Mail oder Fax) versandt werden. Die Integration in bereits bestehende Programme ist einfach, flexibel und erfolgt mit wenigen Steuerzeichen! Damit lässt sich die TWINFAX Signatur in jedes bestehende Programm innerhalb kürzester Zeit einbinden.

Die ideale Ergänzung ist der TWINFAX Archiv-Connector. Mit diesem Modul werden alle elektronisch kommunizierten Daten zusätzlich zur Archivierung bereitgestellt.